Wenn eine Reise Teil Deiner Tätigkeit als Persönliche Assistentin oder Persönlicher Assistent ist, entstehen Dir dadurch grundsätzlich keine zusätzlichen Kosten.
Die Rahmenbedingungen jeder Reise werden vorab besprochen und transparent geregelt. Dabei geht es insbesondere um Unterkunft, Verpflegung, Eintrittskosten, Verkehrsmittel und alle sonstigen Kosten, die unmittelbar für die Durchführung der Assistenz erforderlich sind.
Welche Kosten werden übernommen?
Unterkunft
Bei mehrtägigen Reisen werden die Kosten für Hotel oder Unterkunft übernommen. Dabei erhältst Du grundsätzlich ein eigenes Zimmer und einen eigenen Rückzugsbereich.
Verpflegung
Die üblichen Mahlzeiten und Getränke werden im Rahmen der jeweils geltenden Taggeldsätze übernommen. Die Höhe richtet sich nach dem jeweiligen Reiseland und den dafür geltenden Regelungen.
Dabei spielt es keine Rolle, ob Du lieber:
- ein Restaurant besuchst,
- Dir etwas im Supermarkt kaufst,
- einen Imbiss oder Würstelstand bevorzugst,
- Obst oder andere Lebensmittel für zwischendurch besorgst.
Entscheidend ist lediglich, dass sich die Ausgaben im Rahmen des vorgesehenen Taggeldes bewegen.
Eintritte, Fahrten und sonstige Reisekosten
Übernommen werden sämtliche Kosten, die erforderlich sind, damit die Assistenz durchgeführt werden kann. Dazu gehören beispielsweise:
- Bahn-, Flug- oder Busfahrten
- öffentliche Verkehrsmittel vor Ort
- Taxikosten, sofern erforderlich
- Eintrittskarten
- Veranstaltungs- oder Kongresstickets
- Transferkosten
- sonstige assistenzbedingte Reisekosten
Warum sind Belege so wichtig?
Damit Kosten erstattet werden können, müssen die entsprechenden Belege aufbewahrt werden.
Wichtig ist dabei zu wissen, dass nicht jede Quittung automatisch als gültiger Beleg anerkannt wird.
Geeignet sind beispielsweise:
- Rechnungen
- Bewirtungsbelege
- Kassabelege mit den erforderlichen Angaben
- im Ausland häufig als „Invoice“ oder „Receipt“ bezeichnete Rechnungen
Nicht ausreichend sind in der Regel:
- Bankomat- oder Kreditkartenbelege
- Zahlungsbestätigungen des Kartenlesegeräts
- Kontoauszüge
- einfache Tischrechnungen aus Restaurants
Diese Nachweise zeigen zwar, dass bezahlt wurde, gelten aber häufig nicht als ordnungsgemäße Rechnungsbelege.
Warum müssen die Belege so genau dokumentiert werden?
Die Belege werden nicht nur für die Kostenerstattung benötigt.
Sie sind auch wichtig, um gegenüber Fördergebern, Steuerberatung, Finanzbehörden und Prüfstellen nachvollziehbar dokumentieren zu können, welche Kosten tatsächlich entstanden sind.
Darüber hinaus muss nachvollziehbar bleiben, dass alle Assistentinnen und Assistenten nach denselben Regeln behandelt werden und niemand bevorzugt oder benachteiligt wird.
Auch für die Lohnverrechnung können bestimmte Grenzen, Taggelder oder Kostenersätze relevant sein. Deshalb profitieren letztlich alle Beteiligten von einer vollständigen und sauberen Dokumentation.
Gibt es unterwegs auch Einladungen oder zusätzliche Verpflegung?
Ja, das kommt durchaus vor.
Gerade bei längeren Reisen, besonderen Anlässen oder gemeinsamen Unternehmungen kann es vorkommen, dass zusätzlich zu den regulären Mahlzeiten auch einmal ein Cafébesuch, eine Jause, ein gemeinsames Getränk oder eine andere kleine Aufmerksamkeit stattfindet.
Solche Einladungen sind jedoch kein fixer Anspruch und keine zusätzliche Form der Vergütung, sondern situativ und vom jeweiligen Anlass abhängig.
Gleichzeitig ist es wichtig, dass dabei ein nachvollziehbarer und angemessener Rahmen eingehalten wird. Einerseits sollen alle Assistentinnen und Assistenten nach denselben Grundsätzen behandelt werden. Andererseits müssen auch steuerliche, arbeitsrechtliche sowie förderrechtliche Vorgaben berücksichtigt werden.
Deshalb achten wir darauf, dass solche zusätzlichen Ausgaben nachvollziehbar, angemessen und für alle Teammitglieder fair geregelt sind.
Das Wichtigste in einem Satz
Bei Reisen werden Unterkunft, Verpflegung im Rahmen der geltenden Taggeldsätze, Eintritts- und Fahrtkosten sowie alle für die Assistenz notwendigen Reisekosten übernommen. Von Assistentinnen und Assistenten wird erwartet, dass sie ihre übliche persönliche Ausstattung selbst mitbringen, während besondere Anforderungen vorab besprochen und gegebenenfalls finanziert werden.