iele Menschen fragen sich vor ihrer ersten Reise als Persönliche Assistentin oder Persönlicher Assistent, was sie überhaupt mitnehmen müssen. Die gute Nachricht: In den meisten Fällen brauchst Du keine besondere Ausrüstung. Gleichzeitig gibt es einige Dinge, die auf Reisen wichtig sind und die gerne vergessen werden.
Die wichtigste Regel: Du bist auf Reisen im Dienst
Auch wenn eine Reise interessante Orte, Konzerte, Ausstellungen oder Ausflüge beinhaltet, bleibst Du während Deiner Dienstzeiten Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter.
Deshalb sollte Deine Kleidung und Ausrüstung nicht nur bequem sein, sondern auch die sichere und professionelle Durchführung der Assistenz ermöglichen.
Kleidung und Schuhwerk
Von Dir wird erwartet, dass Du über eine übliche persönliche Grundausstattung verfügst und diese selbst mitbringst.
Dazu gehören beispielsweise:
- wettergerechte Kleidung
- ausreichend Wechselkleidung
- geeignetes Schuhwerk
- persönliche Hygieneartikel
- persönliche Reiseutensilien
Die Kleidung sollte immer zum Reiseziel, zum Wetter und zum Anlass passen.
Eine Bergwanderung erfordert andere Kleidung als:
- ein beruflicher Termin
- eine Konferenz
- ein Museumsbesuch
- eine Opernaufführung
- ein Klassikkonzert
- ein offizieller Empfang
Auch wenn es heiß ist, sollten Schuhwerk und Kleidung so gewählt sein, dass notwendige Unterstützungsleistungen sicher erbracht werden können. Bei starker Sonneneinstrahlung kann beispielsweise Kleidung erforderlich sein, die ausreichend Schutz bietet.
Wichtige Dokumente
Auf Reisen solltest Du immer alle erforderlichen Dokumente mitführen.
Dazu gehören insbesondere:
- Reisepass
- Personalausweis
- Führerschein (falls erforderlich)
- e-Card beziehungsweise Krankenversicherungskarte
- gegebenenfalls weitere notwendige Nachweise
Wichtig ist, die Ablaufdaten rechtzeitig vor einer Reise zu kontrollieren. Abgelaufene Dokumente führen oft dazu, dass Reisen nicht angetreten werden können oder erhebliche Probleme entstehen.
Reisepass nicht vergessen
Viele Menschen glauben, dass innerhalb Europas ein Personalausweis oder Führerschein immer ausreicht. Das stimmt nicht unbedingt.
Gerade Fluglinien bestehen häufig auf einem gültigen Reisepass, selbst wenn das Reiseziel innerhalb Europas liegt. Ein Führerschein gilt dabei niemals als Reisedokument.
Grundsätzlich solltest Du für jede Auslandsreise über ein gültiges Reisedokument verfügen, auch wenn an einer Grenze möglicherweise keine Kontrolle stattfindet.
Bargeld und Zahlungsmittel
Auch wenn dienstlich notwendige Kosten übernommen werden, solltest Du für private Ausgaben eigene Zahlungsmittel mitführen.
Dazu gehören beispielsweise:
- Bankomatkarte
- Kreditkarte
- etwas Bargeld
Private Einkäufe, Souvenirs oder Freizeitaktivitäten während dienstfreier Zeiten werden grundsätzlich selbst bezahlt.
Was darf ich nicht mitnehmen?
Je nach Verkehrsmittel und Land gelten unterschiedliche Vorschriften.
Besondere Aufmerksamkeit ist bei Reisen ins Ausland erforderlich, insbesondere bei:
- Messern
- Werkzeugen
- Verteidigungsgegenständen
- sonstigen verbotenen oder eingeschränkt erlaubten Gegenständen
Dabei unterscheiden sich die Vorschriften je nach Land erheblich. Das betrifft nicht nur Flugreisen, sondern beispielsweise auch Bahnreisen in die Schweiz oder nach Großbritannien.
Wichtig ist deshalb, sich vor der Reise zu informieren, welche Gegenstände erlaubt sind und welche nicht.
Gepäck: So viel wie nötig, so wenig wie möglich
Bei der Wahl des Gepäcks lohnt es sich, die Art der Reise zu berücksichtigen.
Es macht einen großen Unterschied, ob man mit dem Auto unterwegs ist, mit der Bahn reist oder fliegt. Während im Auto meist mehr Platz vorhanden ist, müssen Gepäckstücke bei Bahn- und Flugreisen oft über längere Strecken selbst transportiert werden.
Als Persönliche Assistentin oder Persönlicher Assistent unterstützt Du unterwegs nicht nur Dich selbst, sondern zeitweise auch mich. Das bedeutet beispielsweise:
- Dinge reichen oder aufheben
- Türen öffnen
- Gepäck verladen
- gemeinsam Wege zurücklegen
- zeitweise auch meinen Koffer oder anderes Gepäck schieben oder transportieren
Deshalb sollte das eigene Gepäck möglichst praktisch und gut handhabbar sein.
Aus Erfahrung erleichtert übersichtliches Gepäck das Reisen erheblich. Ein gut organisierter Koffer oder Rucksack ist oft hilfreicher als eine Vielzahl kleiner Taschen, Beutel, Etuis und Zubehörteile.
Etwas salopp formuliert: Ein durchdachter Koffer ist meist praktischer als fünf verschiedene Täschchen um den Hals, drei Beutel am Gürtel und zusätzliche Gegenstände in beiden Händen.
Was passiert bei besonderen Anforderungen?
Gelegentlich werden für eine Reise Dinge benötigt, die über die normale persönliche Ausstattung hinausgehen.
Beispiele können sein:
- spezielle Outdoor-Ausrüstung
- besondere Schutzkleidung
- außergewöhnliche klimatische Anforderungen
- spezielle Ausrüstung für bestimmte Aktivitäten
- besondere Kleidung für einzelne Anlässe
Solche Anforderungen werden immer vor der Reise besprochen.
Wenn zusätzliche Ausrüstung oder besondere Kleidung für die Durchführung der Assistenz erforderlich ist und nicht zur üblichen persönlichen Ausstattung gehört, werden diese organisiert beziehungsweise die Kosten dafür übernommen.
Im Zweifel lieber nachfragen
Niemand erwartet, dass Du vor Deiner ersten Reise bereits alles weißt.
Deshalb werden Reisen im AssistenzTEAM immer vorab gemeinsam besprochen. Dabei klären wir unter anderem:
- Reiseziel
- Dauer
- Wetterbedingungen
- geplante Aktivitäten
- notwendige Dokumente
- besondere Anforderungen
- erforderliche Ausrüstung
- sinnvolle Gepäckmenge
So lässt sich bereits im Vorfeld gut abschätzen, was tatsächlich benötigt wird und was besser zuhause bleibt.
Das Wichtigste in einem Satz
Für Dienstreisen solltest Du passende Kleidung, geeignetes Schuhwerk, gültige Reisedokumente, persönliche Reiseutensilien und eigene Zahlungsmittel für private Ausgaben mitbringen. Da Du auf Reisen im Dienst bist und teilweise auch bei Mobilität und Gepäck unterstützt, sind praktische Kleidung, durchdachtes Gepäck und eine gute Vorbereitung besonders wichtig. Alles, was darüber hinaus für die Durchführung der Assistenz erforderlich ist, wird vorab besprochen und gegebenenfalls organisiert oder finanziert.